日報管理とは営業スタッフの一日のスケジュールを社内で共有できるシステムのことです。また今後のアポイントメントなども入力することで、予定が立てやすくなるなどの特徴があります。
日報を報告することは情報共有という点で非常に重要になってきますが、忙しく動き回るような方であれば日報を報告する暇もないという方も多いでしょう。また報告を受ける側の上司も営業スタッフが帰社するまで待ち、そのあとで指示を出す・営業の戦略を考えるのは非常に大変です。
日報管理システムを導入することで、そういった課題を解消できるでしょう。業務効率化アップすることで、スタッフの生産性が向上する、日報データによって戦略や改善策の検討がしやすくなります。組織が円滑に運営するためにも日報管理システムは重要なツールと言えるでしょう。
ポイントを運用することで、社員一人一人の頑張り具合を可視化できるシステムです。実際の業務で携わるタスクや促したい行動、ボランティアなどの形式を一覧にし、社員がそれらの評価にプラスとなった行動を行った際にリアルタイムで評価できます。しっかりと頑張ったことが認められることで、社員のモチベーションアップへとつながるでしょう。日報管理だけでなく、360度評価やインセンティブ、アンケートなど幅広い業務をサポートしてくれます。
統一したフォーマットになっているため、一元管理しやすく非常に見やすい形の日報に仕上がっています。わざわざ帰社してから日報を書く必要もなく、スマホやタブレットからも入力可能です。効率的にスマホを活用でき、レポート機能も搭載されているので蓄積されたデータを活かしやすくなっているでしょう。他にもリマインド通知・ワークフロー・メンション・コミュニケーションの場など豊富な機能も備わっているため、自分に合った使い方もしやすいと言えます。報告フォーマットを自由に設計することも可能です。
紙ベースで日報を管理していれば、日報を保管する場所も取り、見たいと考えたときにスグ見つけられないなどの問題点があるでしょう。さらに管理者にとっては、一枚一枚確認するのが大変という問題も。日報管理システムであれば、日報自体は非常に管理しやすい体制となります。情報の管理・分析を一つのツールで行うことができ、日報管理に費やしていた時間を大幅に削減できるでしょう。本来の業務に時間を回すこともでき、残業削減など働き方改革を進められます。
日報作成に慣れていなければ非常に手間がかかってしまい、ダイナミックに収益とはならないため時間を割きたくないと感じるはずです。中には日報まで手が回らず、つい後回しにしてしまう社員もいるでしょう。日報管理システムを導入することで、簡単に日報を作成しやすくなり、工数の削減にも繋がります。日報管理への時間を削減できれば、本来の業務に時間を割きやすくなるでしょう。さらに日報の分析もしやすくなり、蓄積した情報に基づき業務改善や新たな施策が生まれる可能性も高まります。
日報管理をシステム化することで、情報共有がしやすいというメリットもあります。クラウド型の日報を活用することで、オンライン上で日報の編集・提出・確認・共有が簡単です。上司に直接手渡しする手間もなくなり、チーム内での共有もしやすくなるでしょう。日報をスピーディに共有することで、進捗状況も把握しやすくなり、円滑に業務を進められます。テレワークを取り入れている企業にとって、非常に便利なツールです。
日報管理システムを使いこなすメンバーが、ITに全く詳しくない、苦手と感じているのであれば、多機能かつ高機能なシステムを理解するのに時間を要してしまうでしょう。社内に浸透しにくくなり、余計な時間がかかり、日報管理システムが業務を圧迫する可能性も。またメンバーの中でITスキルに差があれば、日報の作成や質にばらつきが出やすいため注意が必要です。
せっかく便利なツールを導入するのであれば、誰もが使い勝手のいいシステムを導入しなければなりません。そのためメンバーのスキルを把握したうえで、導入するシステムの機能性や操作性を見極めた方が良いでしょう。
日報管理システムを導入する理由の一つに、日報の提出や共有がしやすい環境を整えたいという点も挙げられるでしょう。日報の提出や共有に時間がかからなければ、会社全体に日報システムが浸透しやすくなります。外出する機会が多い環境であれば、スマホで作成・提出・共有できる機能があるタイプの方が便利です。また写真などを共有したい場合には、貼り付けた画像を共有できる機能が搭載されているタイプの方がいいでしょう。
コミュニケーションを盛んにしたい、情報共有をしっかり行いたいなど、企業ごとで導入する目的は異なるでしょう。しっかりと目的に合ったシステムを導入しなければ、せっかくの性能も意味がない状態に陥ってしまう可能性も。スタッフが使いこなせず、不備が出てしまうこともあります。
まずは日報管理システムを導入する目的を明確にしたうえで、本当に必要とされる機能・性能・条件にあったものを選びましょう。
日報管理システムと言っても、作成や管理などの方法が様々です。また機能・性能もそれぞれで、しっかりと自社に適した日報管理ができることが大切になってきます。まずは現場の声をヒアリングし、どのような機能がベストなのか確認しましょう。
高性能なタイプはどうしても導入にかかる費用が高くなりがちです。しかし費用に見合った効果が得られなければ、無駄なコストと言わざるを得ません。そのため導入の適正なコストを事前に考え、費用対効果の高い製品を選ぶことが重要です。
日報管理システムは毎日使うものです。そのため操作性はシステムを選ぶ上で重要なポイントになるでしょう。ITに詳しくない方でも操作しやすく、直感的に操作できる製品が理想的です。体験版などで操作性をチェックし、購入するかどうかを検討すると良いでしょう。
かつて使用していた社内オリジナルのシステムが、充分に機能しなくなり始めたのをきっかけに、何かよいシステムはないだろうかとリサーチしたところ、nanotyの日報管理システムに出会いました。社員達に使い勝手を体験してもらったところ、高い評価が得られたため、このシステムを導入するにいたりました。
日報の中でも、特に残しておきたい内容の情報に関しては、流されていってしまう前に、コミュニティ記事にまとめるようにしています。その結果、皆がスムーズに確認できるようになり、いわゆる「情報の一本化」を実現することができました。複数の部署をまたいで、皆が一緒に使える便利なシステムだと感じています。
営業を担当しているスタッフの訪問活動を増加させたいと考えており、そのためには内勤業務を減らすことが急務となっていました。そこで、まずは業務の実態を正しく認識することから始めました。そうしてみて気づいたのが、日報入力や数値管理などの業務に毎日30分から1時間もの時間を割いていたということです。
その状況を改善すべく導入することになったのが、こちらの日報管理システムです。導入以来、業務の効率化を実現できていると感じています。また、かつては、過去の日報をどこに格納したかを確認するのにさえ、時間をかけてしまっていましたが、今ではシステムに入力するだけなので、とても簡単です。商談情報などもスムーズに共有できています。
以前はExcelフォーマットで、スタッフが手作業で報告書の作成をしていました。その方法だと、特に、月末になるとスタッフの業務の負担があまりにも重くなってしまうという課題がありました。そういった背景もあり、日報管理システムを導入することに。苦労して作成していた報告書も、kintoneのおかげで、ワンボタンで出力できるようになり、とても助かっています。
報告書作成の負担軽減のほかにも、共有できる情報量の増加によって、スタッフの悩みやさまざまな考えなどに気づきやすくなるというメリットも得ることができました。個別のメッセージを送るなどして、スタッフに対応することが可能になりました。
人事評価に関する基本的な情報を一元管理し、評価業務を効率化してくれるシステム
社員ひとりひとりの人材情報を蓄積・分析・管理する機能を備えたシステム
目標の達成や評価のプロセスの見える化・定性を可視化して評価できるシステム
社員の成長や貢献を見逃さずに評価やフィードバックに反映できるシステム
