人事評価をシステム化するメリットの一つに「評価の一元管理」があります。具体的にどんな機能で、どのようなことが実現できるのか見ていきましょう。
人事評価システムの中には、現在運用しているExcelなどの評価シートを、そのままの形でシステム上に再現できるものがあります。見た目が変わらないので、記入者も混乱することなくスムーズに移行が可能です。評価結果はシステムに自動的に蓄積されていきますので、集計のためにデータを手入力する必要はありません。
一方、Excelでの評価管理にはいくつかのデメリットがあります。ファイルを複数人で同時編集できない上に、データをやり取りするためにメール添付したり、ファイルサーバ上に置いたりする手間やセキュリティリスクがあります。また、進捗や履歴管理はすべて手作業になるため、人事担当者の業務が煩雑化します。Excelでは分析のために転記作業が必要ですが、ほとんどのシステムでは集計や分布を自動でグラフ化してくれます。
システムで情報を一元管理することによって、評価者同士での共有も可能になります。互いの評価を確認しあうことは、透明性や公平性を高めることにつながります。また、製品によっては項目ごとにアクセスできる人を制限する機能も。必要な内容だけを、適切な人に開示して評価をすることが可能です。
特に、クラウド型の場合はマルチデバイス対応も多く、外出先からでもスマホやタブレットから簡単にアクセス・共有することができます。クラウドサービスを選ぶ場合は、セキュリティのしっかりしたものを選びたいですね。
人事評価システムを使うことで、評価の進捗管理や提出のリマインドといった連絡を自動的に行うことができます。紙やExcelの評価シートの場合、どこまで進んでいるのか一見して分からず、進捗の管理がしづらいという問題点があります。また、提出期限になってもシートが集まらない場合、対象者にリマインド（催促）メールを送るといった作業の手間が増大します。その点、システムを導入すればリマインドが自動的に送られますので、人事担当者の負担は軽減され、効率的にコア業務へ注力することができます。
自社で実現したいのは何？ 対応する人事評価システムの機能やシステム選びのヒントを紹介しています。
人事評価に関する基本的な情報を一元管理し、評価業務を効率化してくれるシステム
社員ひとりひとりの人材情報を蓄積・分析・管理する機能を備えたシステム
目標の達成や評価のプロセスの見える化・定性を可視化して評価できるシステム
社員の成長や貢献を見逃さずに評価やフィードバックに反映できるシステム
